A közreműködő szervezeteket azért hozták létre, hogy a pályáztatás folyamatát hatékonyan támogassák. Olvasom a Strukturális Programiroda (továbbiakban STRAPI) honlapján az intézmény működésére jellemzők a következők: eredményorientáltság; hatékony az erőforrások gazdálkodásában; szabályos és pontos a működésben. Mégis tapasztalataim alapján azt mondhatom, hogy a STRAPI bürokratikus eljárásrendjei és intézményrendszere miatt a projektek nem valósulhatnak meg, vagy legalább is a beadott pályázatok elbírálásai borzalmasan akadoznak. A STRAPI eljárását, ügymenetét lassúnak találtam, összehasonlítva a többi közreműködő szervezettel. Egy automatikus, folyamatos elbírálású pályázat regisztrációs levelének elküldéséhez 4-5 hónap szükséges, és csak ezután várható a pályázat elbírálása. A meghirdetett automatikus pályázatnak értékelése nem csak formai szempontok figyelembevételével történik, hanem tartalmilag is. Akkor nem kellett volna másképp kiírni a pályázatot és előzetesen tartalmi értékelési szempontokat is összeállítani? Ha az útmutató alapján a mellékletek hiánypótolhatóak, akkor miért vezet automatikus elutasításhoz, ha valamelyik nem kerül csatolásra? Legnagyobb problémaforrásként említhetem: a STRAPI szakértő munkatársai vagy nem járnak el következetesen, illetve kellő gondossággal vagy túlságosan aprólékos, kákán is csomót kereső improduktív hozzáállásukkal értékelik az automatikus elbírálású pályázatokat.

Azért üzemeltetnek ügyfélszolgálatot, hogy a pályázatokkal kapcsolatban a tájékoztatást meg tudják oldani, és megválaszolhassák a pályázatokkal kapcsolatban felmerülő pályázói kérdéseket. Nagyon sokszor tapasztaltam, hogy nem elérhetőek telefonon a STRAPI munkatársai, ha pedig sikerült őket elérnem, akkor nem tudtak egzakt választ adni a kérdésemre, ezért e-mailben ígértek választ egy héten belül. Ez az e-mail mindig akkor érkezett meg, amikor már benyújtottuk a pályázatot, mivel máskülönben lekéstük volna a benyújtási határidőt. Nyilvánvaló, hogy a pályázatkészítés során a munkatársaktól azt várjuk, hogy a pályázati kiírásról és a követelményekről mindent tudjanak vagy rövid határidőn belül képesek legyenek egyértelmű választ találni a feltett kérdésekre. Ha egy benyújtott pályázatról érdeklődünk, általános elvárás hogy legalább arra a kérdésre, hogy hol tart az elbírálási folyamat tudjanak tájékoztatást nyújtani, és olyan indokra ne hivatkozzanak, hogy a STRAPI épp most költözik, ezért nem tudnak felvilágosítást adni.

A pályázók, pályázati tanácsadók és projektmenedzserek elégedettségét a következő lépések jelentősen növelhetnék:

Az egyik a folyamatos, minél részletesebb tájékoztatás az eljárás adott szakaszáról, a másik természetesen a folyamatok felgyorsítása. Meg kell értenie a közreműködő szervezetnek, hogy a kedvezményezettek többes nyomás alatt vannak. Például a projekt megvalósulása során a beszállítók sürgetik a teljesített munkák kifizetését, ezért nagyon fontos, hogy az egyes eljárások ne késsenek. A STRAPI működését hatékonyabbá tenné a folyamatok formai részének egyfajta sztenderdizálása, mert azzal a felesleges körök futását lehetne időben rövidíteni. A közreműködő szervezet és a pályázók között elsődleges lenne jó partneri viszony kialakulása, hiszen mindkét félnek az (lenne) a célja, hogy kiírásban szereplő célok megvalósulhassanak. Ez csak úgy érhető el, ha hatékony kommunikáció van a felek között: mindkét oldalon nyitottak és megértő, befogadó, együttműködésre kész társak vannak jelen, akik például az értelmezési különbözőségeket gyorsan meg tudják beszélni. Ehhez szükséges, hogy a STRAPI munkatársai jól képzett szakértők legyenek, akik minden esetben segítőkészen adekvát válaszokat tudnak adni a kérdésekre. Segítené az is a folyamatok előre menetelét, ha mindig megfelelő hozzáállással, rugalmasan és egy-két esetben akár empatikusan értékelnék az adott szituációkat. Elismerem azt is, hogy néha a pályázókkal sem könnyű, hiszem mi is megküzdünk velük nap, mint nap, sőt megjegyzem mi is gyakran hibázunk. De jó lenne érezni, hogy ügyfelek vagy esetleg partnerek vagyunk és nem ellenségek a pályáztatás folyamatába, ezért számítunk a segítségre, ahogyan számítanak a megbízóink is tőlünk támogatásra.