Projektmenedzsment
Miért érdemes projektmenedzsert alkalmazni?
A növekedés, a fejlődés, a terjeszkedés napjainkban projektek révén valósul meg, amelyek meghatározott tartalommal, időtartammal rendelkeznek, amelyhez természetesen pénzügyi forrás is szükséges.
A forrást rendelkezésre bocsátó finanszírozó, gyakorta látni akarja, hogy az átadott pénzeszközök hogyan hasznosulnak, időben, eredményekben a projektgazda jól teljesít-e vagy sem! Ennek az információ- és adatszolgáltatásnak formai és tartalmi kritériumai vannak. Minden finanszírozó saját rendszert alakít ki, legyen szó egy tőkealapról, bankról, vagy az Európai Unió valamely pénzügyi alapjáról, amelyet egy ún. Közreműködő Szervezet közvetít. Elvárható-e egy vállalkozástól, önkormányzattól, hogy minden finanszírozó feltételrendszerét ismerje, az összes formai és tartalmi követelményt, elvárást már az előkészítés során is ismerjen, végül pedig a végrehajtás során annak megfelelően vezesse le a beruházást, projektet?
A külső szolgáltatótól igénybevett projektmenedzsment szolgáltatás megoldást kínál a határozott idejű projektek, a finanszírozó elvárásainak megfelelő, szakszerű megvalósítására. A projektmenedzser - a megbízó érdekeit folyamatosan szem előtt tartva - képes független szereplőként a projektet sikerre vinni. Nem csupán az operatív folyamatokat koordinálja, hanem az adminisztrációs kötelezettségeket is nyomon követi valamint közvetítőként lép fel a megbízó és minden további szereplő között. Folyamatos javaslattételei elősegítik a szervezet fejlődését, az erőforrások optimális kihasználását. A megbízó helyett tervezi a folyamatokat lépésről lépésre, felügyeli a végrehajtást, és elemzi a tervezett és valós eredmények tükrében a projekt sikerességét.
A projektmenedzsment kiszervezésével a megbízó nem csupán szakmai segítséghez jut, hanem jelentős költségeket is megtakarít. A szolgáltatás részét képezi, a megvalósítás során a költséghatékonyság folyamatos felülvizsgálata, a költségeket csökkentő tételek és a folyamatokat racionalizáló elemek maximális kihasználása.
A projektmenedzsmentnek kiemelt jelentősége van a hazai és az EU-s vissza nem térítendő forrásokból megvalósuló projekteknél. Az elnyert támogatások felhasználást ellenőrző Közreműködő Szervezetek a fejlesztések, beruházások megvalósítására sokszor bonyolult és nehezen követhető szabályozást alakítottak ki. A támogatás megnyerésével nem ér véget a beruházás, annak szakmai és pénzügyi megvalósítása is szakértelmet kíván. Az uniós szabályozásoknak megfelelő vállalkozói szerződések lebonyolítása, a sokszereplős beruházások koordinálása a kedvezményezettek részéről folyamatos, és minden részfeladatra kiterjedő szakértői munkát követel meg. A projektmenedzsment szervezet ezek átvállalásával teszi lehetővé a sikeres megvalósítást.
Gyakran felmerülő problémák a projekt jelentések és pénzügyi elszámolások elkészítésekor:
Projektek megvalósítása közben a kedvezményezettek kevés figyelmet fordítanak az alátámasztó dokumentumok összegyűjtésére.
Gyakran a projekt elszámolás határidejekor szembesülnek a kedvezményezettek a közeli határidőkkel.
Az online rendszer alkalmazása bonyolult, a laikus számára nehézséget okozhat a szükséges adatok feltöltése.
A pályázat leadásakor megfogalmazott vállalások némelyike rugalmasan kezelhető, az indikátorok azonban nem változtathatóak.
Előfordulhat, hogy lehetőség van bizonyos költségvetési tételek átcsoportosítására, de erről a kedvezményezettek keveset, vagy egyáltalán nem tudnak.
A támogató rendszerint kiemelten kezeli a horizontális szempontok megvalósítását úgy, mint esélyegyenlőségi és környezeti fenntarthatósági vállalások.
A projekt megvalósítása közben felmerült dokumentumok benyújtásának rendje és szabályai közreműködő szervezetenként/elszámolásonként eltérőek lehetnek.
A kötelező adatszolgáltatások és kifizetési kérelmek mellé más-más alátámasztó dokumentumok mellékelése szükséges.
A pénzügyi eljárásrend szabályai folyamatosan változnak.
Közbeszerzési eljárások lebonyolítása tapasztalatot igényel.
Mire nyújt megoldást az M27 ABSOLVO Consulting projektmenedzsment szolgáltatása:
A beruházás lefolytatása során végig segítjük a Kedvezményezetett a Támogatási Szerződésben vállalt tevékenység megvalósításában.
A projekt pénzügyi elszámolásait megelőzően mindenki számára érthető módon tájékoztatjuk a Kedvezményezetteket az elszámolás szabályairól.
Segítünk egyeztetni a Kedvezményezett és a Közreműködő Szervezetek között az elszámolással kapcsolatos ügyekben (levesszük az elszámolás gondját a vállukról).
Szükség esetén segítünk az egyes költségvetési tételek átcsoportosításának végrehajtásában (Támogatási szerződés módosításával, változás bejelentő elkészítésével).
A pénzügyi eljárásrend szabályainak megfelelően elkészítjük a szükséges kifizetési kérelmeket (online és papír alapon is).
A kötelező adatszolgáltatás szabályainak megfelelően elkészítjük a szükséges projektjelentéseket (online és papír alapon is).
Projektmenedzsereink részvételének mértékét Megbízónkkal együtt alakítjuk ki. Előfordul, hogy csak szakértői támogató segítségre van szükség, egyszerű konzultációkra. Más szervezetek, akik nem tudnak erőforrásokat átcsoportosítani a projekt szakszerű végrehajtására, teljes körű közreműködést, a projekt felelősség teljes irányítását kérik cégünktől.
Garanciát jelent Ügyfeleink részére sikeresen lemenedzselt, különböző iparágak részére, szerte ágazó fejlesztési területeken megvalósult projektek száma, továbbá szakmai felelősségbiztosításunk is.
Meglátásunk szerint napjainkban az informatika, a modern projektmenedzsment módszerek, a minőségirányítási és minőségbiztosítási rendszerek szintén elengedhetetlen részét képezik eme tevékenységnek.